اجاره تجهیزات نمایشگاهی و مراسم

اجاره تجهیزات نمایشگاهی، یکی از اقداماتی است که باید پیش از برگزاری مراسم و نمایشگاه، انجام شود تا در معرفی و ارائه هرچه بیشتر خدمات، به چشم بیاید. مطمئن باشید وقتی وارد یک نمایشگاه می شوید، ابتدا جذب دکور و نمای کلی غرفه ها خواهید شد. خیلی کم پیش می آید که شما وارد یک نمایشگاه بین المللی یا فصلی شوید، و ابتدا به سمت محصول مورد نظر بروید. اگر هم جذب یک محصول شوید، حتما تصاویر آن را در یک ال ای دی بزرگ دیده اید یا برای مثال، روی یک کف گردان به چرخش درآمده و شما را جذب خود کرده است. البته این موارد فقط برای مثال بود. تجهیزات نمایشگاهی، به یکی دو تا خلاصه نمی شوند. این روزها سایت ها و مجموعه های بزرگی برای اجاره تجهیزات مراسم و رنت لوازم مختلف، پدید آمده اند.

اگر شما هم قصد برگزاری یک مراسم و یا برپایی غرفه در یک نمایشگاه را دارید، بهتر است از قبل، فکری برای اجاره تجهیزات نمایشگاهی مورد نیاز خود کنید. زیرا اهمیت این موضوع، در مواردی حتی، بیشتر از خود محصول است.

ما قصد داریم در این خصوص، موارد مهمی را از جمله هزینه اجاره، معرفی برخی از تجهیزات اجاره‌ ای و . . . را مورد بررسی قرار دهیم.

1.       از کجا تجهیزات نمایشگاهی اجاره کنیم؟

2.       نحوه اجاره کردن تجهیزات مراسم و نمایشگاه

3.       آیا اجاره کردن تجهیزات به صرفه است؟

4.       انواع تجهیزات نمایشگاهی برای اجاره، کدامند؟

5.       اجاره تجهیزات نمایشگاهی و مراسم بهتر است یا خریدن آن ها؟

6.       هزینه اجاره کردن تجهیزات نمایشگاهی چقدر است؟

اجاره تجهیزات مراسم

بهترین مجموعه برای اجاره تجهیزات مراسم

برای اجاره تجهیزات نمایشگاهی، باید پیش از برگزاری این رویداد، اقدامات مورد نظر انجام شود. اولین کار مهم این است که شما به عنوان یک غرفه دار، تعیین کنید چه چیزی نیاز دارید. اگر یک طراح و مسئول در این زمینه استخدام کنید یا به یکی از نیروهای تحت نظارت خود که با ذوق و سلیقه است، این مهم را بسپارید، احتمالا بهتر می تواند به شما کمک کند. برای اجاره لوازم نمایشگاهی، باید موارد زیر را تعیین کنید:

1.       بودجه مورد نظر برای اجاره

2.       تعداد و نوع تجهیزات و ملزومات مورد نیاز

3.       مشخص کردن محصولاتی که قرار است در نمایشگاه در معرض دید قرار بگیرند.

وقتی این موارد مشخص باشند، می توان تصمیم بهتری در این زمینه گرفت. برای مثال، اگر شما قرار است یک غرفه کوچک و در حد یک اتاقک کوچک داشته باشید، بهتر است در کنار مکان خود، از یک تلویزیون ال ای دی و تجهیزات صوتی، استفاده کنید. و اگر هم قرار است غرفه شما بزرگ باشد، بهتر است با یک طراح دکوراسیون داخلی صحبت کنید و تجهیزات مهمی همچون کف ساز غرفه و همچنین مبلمان و ملزومات پذیرایی در این زمینه را، اجاره کنید.

اجاره لوازم نمایشگاهی با توجه به نوع نمایشگاه و محصولات ارائه شده در آن، متفاوت است. اگر یک غرفه شرکتی دارید و قرار است یک خدمت مشخص را در آن به نمایش بگذارید ( غرفه خدماتی مانند نمایندگی‌های بیمه، بانک و . . . )، بهتر است به فضای داخلی غرفه برسید و کف ساز شیک و مدرن اجاره کنید. تریبون، تجهیزات پذیرایی، میکروفون و سیستم صوت و احیانا یک ال ای دی، از موارد مهم برای غرفه شما خواهند بود.

اجاره تجهیزات برای نمایشگاه‌های بین المللی

اگر برای نمایشگاه های بین المللی، نام نویسی کرده اید و قرار است در انجا غرفه داشته باشید، اجاره تجهیزات نمایشگاهی در این خصوص، وجه ی شما، شرکت شما و حتی کشور را نشان می دهد. بنابراین باید از هر چیزی، بهترین را اجاره کنید.

اجاره تجهیزات مراسم و نمایشگاه بین المللی باید از جایی انجام شود که تجهیزات مورد نیاز شما را داشته باشد. در غیر این صورت، باید از چند جا، ملزومات خود را تهیه و اجاره کنید. اگر گشتی در اینترنت بزنید، سایت های خوبی در این خصوص پیدا می کنید که تجهیزات مهم و اصلی برای برپایی نمایشگاه های بین المللی را اجاره می دهند.

آیا اجاره تجهیزات نمایشگاهی به صرفه است؟

اجاره تجهیزات نمایشگاهی، برای همه به صرفه نیست. گاهی پیش می آید که یک شرکت یا نمایندگی یک برند مهم، قرار است در نمایشگاه های مختلف بین المللی یا فصلی شرکت داشته باشد. خب طبیعی است که دائما باید لوازم و تجهیزات خود را از این شهر به آن شهر حمل کند. اگر این تجهیزات اجاره ای باشند، امان آسیب دیدن آن ها وجود دارد و باید خسارت آن ها پرداخت شود. بنابراین، برای این نوع شرکت ها، اجاره تجهیزات نمایشگاهی، اصلا به صرفه نیست.

در مقابل، برخی از شرکت ها یا مجموعه هایی هستند که در سال، بیشتر از 2..3 بار به نمایشگاه نمی روند. و یا شاید سالی یک بار هم در چنین رویدادهایی شرکت نکنند. پر واضح است که اجاره تجهیزات نمایشگاهی برای آن ها، بسیار به صرفه است.

البته باید یک نکته را در خصوص با صرفه بودن یا نبودن تجهیزات، متذکر شد. گاهی ممکن است یک شرکت، در طول سال، چند نمایشگاه شرکت کند اما هزینه و بودجه لازم برای اجاره تجهیزات را هم کنار گذاشته باشد. پس مشکلی از نظر اجاره تجهیزات وجود نداشته و در هر شهر، می تواند وسایل مورد نیاز خود را اجاره کند.

انواع تجهیزات نمایشگاهی برای اجاره

تجهیزات نمایشگاهی برای اجاره، به 2 دسته مختلف تقسیم می شوند که در اینجا به آن ها اشاره می کنیم:

1.       تجهیزات مراسم

·        سیستم صوت اعم از باند، میکروفون، پکیج های مراسم جشن، مراسم مذهبی، سیستم های صوتی ترجمه همزمان و سیستم صوت کنفرانس

·        سیستم های تصویری مانند ویدئو پروژکتور، ال ای دی و مانیتور و . . .

·        کالاهای نورپردازی، استیج، اسپیس، کامپیوتر، لپ تاپ، تجهیزات پذیرایی

2.       تجهیزات نمایشگاهی

·        میز و صندلی

·        وسایل سرمایشی و گرمایشی

·        کف ساز غرفه

·        کانتر، پاپ آپ و رول آپ

·        انواع ویترین و جاکاتالوگی

·        تجهیزات و ملزومات اداری نمایشگاهی

·        استیج و اسپیس و تلویزیون شهری و . . .

اجاره تجهیزات نمایشگاهی و مراسم، معمولا از بین همین مواردی است که در بالا به آنها اشاره شد. البته شاید تجهیزات دیگری هم وجود داشته باشد که با توجه به نیاز غرفه داران، ارائه می گردد و در اینجا به آن ها اشاره ای نشد.

خرید تجهیزات یا رنت و اجاره کردن؟ کدام یک؟

اگر به دنبال اجاره تجهیزات نمایشگاهی هستید، باید بودجه کافی در این خصوص، کنار گذاشته باشید. اگر هم بودجه شما به اندازه ای است که می توانید تمام تجهیزات مورد نیاز خود را خرید کنید، می توانید به جای اجاره، خرید کنید. این مورد، کاملا به بودجه شما بستگی دارد.

خرید لوازم و تجهیزات نمایشگاهی، در صورتی به صرفه است که شما فکری برای تامین بودجه خرید و حمل و نقل آن ها کرده باشید. همچنین، هزینه نگهداری تجهیزات نیز باید در نظر گرفته شود. اگر کف ساز غرفه یا کانتینر و کف گردان و امثال آن را خریداری کرده و در انبار شرکت و در شرایط نامساعد نگهداری کنید، متحمل هزینه مجدد خواهید شد و اصلا به صرفه نخواهد بود. به همین دلیل، می توان اجاره لوازم نمایشگاهی را جایگزین خریدن آن ها کرد.

هزینه اجاره لوازم مراسم و تجهیزات نمایشگاهی

هزینه اجاره تجهیزات مراسم و تجهیزات نمایشگاهی، به موارد مختلفی بستگی دارد. مواردی همچون تعداد تجهیزات، بزرگی غرفه، حمل و نقل، برپایی و اسمبل کردن تجهیزات و موارد دیگر، همگی در هزینه اجاره تجهیزات نمایشگاهی و مراسم، موثر هستند.

و در آخر لازم به ذکر است که باید برای اجاره تجهیزات نمایشگاهی، با توجه به نیاز و بودجه خود، بهترین مجموعه را انتخاب کرده و ملزومات مورد نیاز خود را اجاره کنید.